Mengenal Peralatan Kerja di Font Office Department

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan bentuk dalam jenis yang berbeda tergantung pada sistem operasi yang digunakan , kebutuhan / tujuan dan kebijakan hotel. Sistem operasional hotel semakin canggih , alat semakin canggih juga digunakan serta sistem operasi semi-otomatis , jangan gunakan komputer , tetapi menggunakan alat sederhana seperti rak . Dalam manual sistem operasi & peralatan yang tidak digunakan kecuali telepon dengan jumlah terbatas , serta meja resepsi .

a . Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi-otomatis .

Front office counter

Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima tamu dan tempat untuk menyimpan peralatan dan memasok sebagian besar kantor depan .

Room rack

Dalam sistem operasional hotel semi-otomatis , rak kamar berfungsi untuk menentukan status setiap kamar , ruang rak yang diselenggarakan oleh ruang dan tidak ada lantai ruang , untuk mengetahui status kamar yang digunakan untuk merah kode warna kamar diduduki ( kosong) , dan diberi tanda kertas kecil (room rack slip / tergelincir tamu ) yang akan dimasukkan ke dalam rak untuk menentukan ruang tamu data yang tinggal . Kuning menunjukkan ruang kosong , yang berarti kamar kotor yang kosong dan masih kotor sehingga

tidak bisa dijual , warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau kamar yang tersedia . Status kamar lainnya seperti tidur di luar , rusak , tidak ada bagasi ditempati akan ditandai dengan menyelipkan slip / kertas kecil yang bertuliskan statusnya SO ( Sleep Out ) , OOO ( Out Of Order) , OOS ( Out of Service ) atau ONL ​​( Occupied No bagasi)

 information rack

Rack adalah informasi yang berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel , penyusunan nama rak ini berbasis huruf tamu . Ketika ada tamu yang check in maka Anda akan membuat slip tamu disisipkan pada ruang rak dan informasi rak . Rak ini biasanya terletak di operator telepon dan rumah tangga / pembantu .

Reservation rack / rak pemesanan

Pemesanan kamar Rack berada di reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservasi slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel dan jenis tamu .

Keydan Mail rack / kunci kamar dan rak surat

Rak ini digunakan untuk menyimpan kunci untuk kamar tamu dan pesan . Key & surat rak ini jarang ditemukan di sebuah hotel besar dan hotel menggunakan sistem komputer . Hal ini karena jarang digunakan ruang kunci pintu secara manual , tetapi menggunakan kunci berbentuk kartu ( kartu kunci / kartu Ving ) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya . Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan ke tempat khusus karena tidak memerlukan pesan yang ada / surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau dikirim ke kamar .

b . Peralatan yang digunakan untuk sistem / hotel komputer otomatis

computer

Sudah maju dalam usia, penggunaan komputer sangat penting karena komputer memiliki kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi -otomatis , keuntungan termasuk data yang ada lebih akurat , waktu penyimpanan data lebih panjang dan lebih cepat akses data . Sistem operasi Hotel komputer yang digunakan banyak jenis tergantung pada kebutuhan hotel , seperti banyak hotel yang menggunakan contoh sistem Maxial , Fidelio / Micros , Hotel Pro , realta , dll HIS .

Bill rack

Rak untuk menyimpan tagihan bersama dengan mendukung tagihan ( bill pendukung ) itu , rak ini didasarkan pada nomor kamar tamu .

Safe deposit box

Kotak penyimpanan / kotak untuk menyimpan barang-barang berharga dari tamu seperti : paspor , dokumen , perhiasan , uang dll . Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tetap dihotel , jika tidak tinggal dihotel biayanya jumlah sewa tergantung pada panjang sewa safe deposit box. Brankas ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office , tetapi umumnya juga tersedia di dalam ruangan .

paging board

Papan paging adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobi atau di restoran, para tamu mencari jika tidak ada koneksi atau telepon untuk dia , dukungan peralatan papan paging bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu .

PIGEON HOLE

Berguna untuk menyimpan surat / memo internal untuk hotel , semua surat yang didistribusikan ke kantor depan akan disimpan di rak yang kemudian akan dibaca oleh semua personil kantor depan sebagai informasi terbaru

telepHonE

Telepon bekerja sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal koordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu .

Fax machine / mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi penting digunakan dihotel , karena pada saat ini alat media / bisnis yang paling umum digunakan dan relatif murah adalah adalah dengan menggunakan mesin fax . Faks ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh pengirim adalah persis sama seperti huruf membuat .

Key drop box

Ketika tamu tidak berada di kamarnya ia harus meninggalkan kunci kamar di resepsi serta untuk menghindari kehilangan penemuan kunci oleh orang lain . Penurunan kotak kunci adalah sebuah kotak di meja dan diberi lubang kecil untuk memasukkan kunci yang dititipkan .

PABX

PABX (Private Automatic Branch Exchange ) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon , adalah alat telepon yang terdiri dari tombol dan dilengkapi dengan satu set kepala dan speaker untuk menerima panggilan masuk atau melakukan panggilan keluar hotel.

luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh portir / pelayan yang berfungsi untuk membawa bagasi yang relatif banyak tamu , ada beberapa macam trolley yang dikenal sebagai pelayan, presiden , gemini .

Key encoder machine

Alat ini berguna untuk kunci kamar Program , bagaimana menggunakan alat ini untuk memasukkan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram untuk tanggal keberangkatan , alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika kamar tamu terletak di lebih dari satu orang , jenis kunci yang ia gunakan adalah dia kartu berbentuk kunci yang juga dapat memprogram beberapa kali untuk tamu yang berbeda .

 Kartu kredit imprinter

Adalah alat untuk mencetak data pada kartu kredit seperti nama , nomor kartu dan kadaluarsa kartu . Di era sekarang , penggunaan alat ini telah jarang digunakan karena electronic data capture ( EDC ) mesin sebagai pengganti fungsi kredit imprinter , namun alat ini digunakan jika jalur / line mesin EDC rusak .

EDC ( Electronic Data Capture ) Mesin

Fungsi untuk mencetak kartu kredit tamu , jika Anda menggunakan pembayaran kartu kredit . Jika diminta oleh dana Hotel disetujui oleh bank dan bank akan memberikan nomor persetujuan akan tercantum pada slip / kertas kartu kredit . Jika bank tidak setuju maka akan terlihat seperti tulisan di layar EDC kadaluarsa kartu / kartu tidak sah atau tidak menghormati kartu tagihan karena melebihi batas yang ditetapkan oleh bank .

c . FORM

Penggunaan bentuk bagian kantor depan hotel adalah tidak menjadi bentuk yang sama di hotel, tetapi kolom atau data yang ada dalam bentuk tidak terlalu berbeda , ada formulir yang digunakan dalam dihotel lain tetapi tidak digunakan , dengan kata lain penggunaan bentuk tergantung pada kebutuhan masing-masing hotel . Bentuk umumnya terletak di depan kantor :

1 . Registration form

2 . Guest card

3 . meal coupon

4 . Welcome drink card 100

5 . Guest slip

6 . cash receipt

7 . Reservation form

8 . Reservation slips

9 . Reservation of confirmation letter

10 . Errand bellhop card

11 . luggage tag

12 . Baggage claim check

13 . Valet parking card

14 . Change room or rate form

15 . Sleep out form

16 . Bellhop control sheet

17 . message form

18 . Safe deposit box card

19 . Guest history card

20 . Foreign exchange form

21 . Daily VIP list

22 . Today expected arrival list

23 . Arrival list

24 . Guest in house list

25 . Departure list

26 . No show list

27 . cancellation list

28 . Group rooming list

29 . Guest Birthday Form

30 . Towels Form ( for Swimming Pool)