DEFINISI PURCHASING SECTION

Purchasing adalah Suatu section dari accounting department yang bertugas untuk melakukan pengadaan dan pembelian barang yang dibutuhkan oleh Hotel, baik secara langsung (direct purchase ) atau secara tidak langsung ( indirect purchase ).

purchasing section merupakan section yang memiliki peranan penting dalam suatu operasional hotel. ada tidaknya barang yang akan dibeli oleh purchasing akan berdampak besar terhadap hotel tersebut / department yang memesan barang tersebut (terutama pemesanan asset hotel). selain harus sesuai kualitas dan kuantitas yang ditentukan hotel, barang yang akan dibeli juga harus seharga budget yang dikeluarkan. oleh karena itu Purchasing section harus benar-benar jeli dalam hal melakukan pembelian barang. untuk menghindari kesalahan pembelian, sebaiknya purchasing melakukan survey terlebih dahulu besama chief accounting dan dept. head yang memerlukan barang yang akan dibeli tersebut. hasil survey tersebut kemudian dibandingkan mana yang benar-benar cocok dari barang yang akan dibeli tersebut.

kemampuan lain yang harus dimiliki oleh seorang purchasing yang baik adalah mampu menjaga hubungan baik dengan suppplier. supplier merupakan pihak yang sangat penting dalam penyediaan bahan-bahan baku, terutama untuk kitchen. hubungan yang baik dengan supplier akan menambah nilai plus terhadap kelancaran operasional hotel. disamping itu, supplier juga harus jeli dalam menilai beberapa supplier. hal ini dilakukan agar mencegah hal-hal yang tidak di inginkan terjadi. Adanya supplier yang tidak jujur yang akan sangat merugikan hotel terutama pada bagian finansial.

Dalam sistem pengadaan barang dan bahan , maka jenis dari barang / bahan yang dibutuhkan oleh hotel dpt di diklasifikasikan menjadi 5 macam :

1. Material supplies

2. Enggenering supplies

3. Spa supplies

4. Food

5. Beverage

Semua jenis pengadaan barang di hotel, apapun jenis barang tersebut secara prosedural harus melewati purchasing, hal ini dimaksudkan agar setiap barang yang dibeli bisa benar – benar sesuai dengan fungsi dan gunanya.

Beberapa prosedur yang harus dilalui oleh departement pada saat pengadaan bahan kebutuhannya adalah sbb :

1. Membuat / mengisi form atas permintaan barang yang disebut dengan PURCHASE REQUEST

2. Menyerahkan PR (Purchase Request ) tsb kepada Purcasing staff.

3. PR dari departement akan dipakai sebagai supporting dokumen oleh Purcashing dalam membuat surat Permintaan Barang ke supplier / Vendor ( PO / Purchase Order )