Tugas dan Tanggug Jawab Reception Section

Pada saat Tamu akan ke counter untuk membuat Regestrasi  mereka akan disambut oleh receptionist yang berada di counter front office . Recepsionist akan memberikan sambutan hangat untuk para tamu dengan memberikan salam , ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan dengan senyum ramah tapi cekatan .

Dalam beberapa tamu hotel untuk menangani penerimaan tidak hanya check-in tetapi juga menangani tamu check out. Mengkin penggabungan ini dilakukan jika hotel telah menerapkan sistem komputer . Ada banyak istilah untuk bagian ini , seperti Front Desk Agent ( FDA ) , Guest Service Agent ( GSA )

, duta besar , Reservation . Recepsionist adalah orang yang penting bagi tamu hotel . Para tamu yang paling sering melakukan panggilan telepon selama mereka tinggal di hotel adalah kepada recepsionist. Tentu saja recepsionist akan menciptakan dan memelihara citra yang baik dan membuat tamu ingin datang kembali ke hotel .

Tugas dan tanggung jawab

1. ·Menyambut tamu · 
2. Proses pendaftaran tamu · 
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan ruang tamu · 
4. Berurusan dengan kunci kamar · 
5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah ·
6.  Penanganan permintaan tamu selama menginap · 
7. Berkoordinasi dengan departemen lain untuk memenuhi tamu Kebituhan · 
8. Mengatasi masalah terkait dengan produk dan layanan hotel · 
9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu dan tarif kamar hunian sebagai pernyataan , laporan tamu yang menginap di hotel .

Awal kegiatan persiapan penerimaan

1. Membaca buku log book, berfungsi untuk memberikan update mengenai hal-hal atau masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas dalam kelompok kerjasebelumnya berikutnya kelompok kerja untuk memfasilitasi pekerjaan dan memastikan bahwa layanan tamu diberikan secara maksimal karena segala hal penting yang berkaitan dengan catatan . 
2. Status Akurasi ruang rak ( rak kamar ) rak Room adalah salah satu kelengkapan di recepsionist . Dengan bantuan rak kamar ini Recepsionist akan dengan mudah mengetahui status dari masing-masing kamar. sehingga akan mempercepat proses penentuan ruang penjualan dan kamar. Beberapa informasi di rak kamar :

• Alokasi Room · 
• nomor Room · 
• Tarif kamar · 
• Kamar status di hotel yang telah menggunakan sistem komputer , ruang rak tidak lagi populer . Tapi prinsip yang sama memberikan informasi tentang status kamar setiap hari sebagai recepsionist dalam penjualan informasi untuk kamar 

      3 . menghitung tujuan roomThe adalah untuk menentukan apakah atau tidak ada kamar yang tersedia yang bisa dijual pada hari itu . Khusus untuk berjalan -in tamu . bagaimana menghitung kamar adalah sebagai berikut :

Jumlah kamar hotel - ( menempati kamar + rumah use- check out check in room + ) = ruangan yang bisa dijual

     4 . Blocking kamar ( blocking kamar ) Satu set kegiatan yang dilakukan nomor kamar sebelum kedatangan tamu yang sudah memesan kamar . Tujuannya adalah agar tamu yang memesan kamar akan mendapatkan kamar sesuai dengan pemesanan .

    5  Ruangan laporan status ( status laporan kamar ) laporan status Room dibuat sebelum kedatangan tamu tiba untuk memberikan informasi rinci tentang status kamar tamu . Informasi Rdapat laporan status kamar selalu berisi indikasi status kamar tamu . Fungsinya akan sama jika jika hotel menggunakan sistem manual dengan rak status kamar .

     6 . Kedatangan daftar listThe diharapkan menyajikan infomasi tentang tamu yang akan tiba pada hari tertentu . Dengan diharapkan kedatangan check list kemudian recepsionist dapat mempersiapkan :

• Semua kamar sudah dipesan oleh tamu dan diharapkan tiba pada hari itu · 
• Nomor kamar yang bisa dijual kepada tamu tanpa reservasi

     7 . Sejarah mencatat kunjungan tamu ( record history tamu ) fungsi merekam sejarah Guest untuk mengetahui siapa tamu yang sering menginap di hotel. Jadi kita dapat mengatakan namanya saat bertemu dengan para tamu. Selain itu kami juga akan memberikan layanan yang lebih besar untuk tamu yang telah menjadi pelanggan untuk tinggal atau hotel bisnis

     8 . Daftar tamu Pwnting ( daftar orang penting ) Tujuan pengelompokan tamu VIP di hotel adalah untuk :

• · Menyambut tamu dengan hangat kritis
•  Memberikan penghargaan kepada mereka ·
•  Perhatikan keberadaan mereka

Dalam hal VIP dibagi menjadi beberapa kategori yang disesuaikan dengan posisi , kantor , hotel dan opentingnya manfaat belakang hotel untuk kerja sama yang positif di masa depan , yaitu :

• VVVIP ( orang yang sangat sangat sangat penting ) · 
• VVIP ( orang yang sangat sangat penting ) · 
• VIP ( orang yang sangat penting ) · 
• IP ( orang penting ) · 
• CIP ( orang penting secara komersial ) · 
• SPATT ( perhatian tamu istimewa )