Struktur Organisasi Hotel dipengaruhi oleh ukuran hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan dan sistem operasi yang digunakan di hotel. Semakin besar hotel semakin rumit struktur yang digunakan, dan sebaliknya jika itu sebuah hotel kecil, itu adalah struktur organisasi sederhana. untuk melihat struktur organisasi Front Office silahkan kilk link di atas. dan berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di kantor depan:
a) Front Office Manager
Front Office Manager, area kerja meliputi daerah depan kantor, lantai eksekutif, dan pusat bisnis. Ringkasan pekerjaan Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif untuk tamu di daerahnya untuk dilaporkan kepada General Manager.
Manajer Front Office tugas utama:
1. Memilih, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
2. Memastikan bahwa semua staf di kantor sistem dikendalikan komputer depan hotel, standar etika dan operasional menerima panggilan yang ada di hotel.
3. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran pada tarif kamar
4. Menyambut tamu VIP
5. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
6. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian dan keuntungan / kerugian pada front office
7. Staf kantor depan untuk menjaga disiplin dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi mereka yang melanggar ketentuan.
8. Meningkatkan kualitas dan kinerja karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan
9. Membuat anggaran tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel setiap hari dalam hal pendapatan, harga rata-rata kamar
b) Uraian Pekerjaan Asisten Front Office Manager
Workspace Assistant Front Office Manager meliputi front office, lantai eksekutif, pusat bisnis.
Ringkasan Pekerjaan Asisten Front Office Manager adalah untuk membantu kelancaran tugas di front office dan mengganti manajer kantor depan ketika absen dan mengkoordinasikan beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaan.
Atasan langsung adalah Asisten Front Office Manager Front Office Manager.
Kepala tugas Asisten Front Office Manager:
1. Membantu pekerjaan kantor depan manajer dalam hal kontrol dan administrasi.
2. Membuat jadwal kerja Duty Manager, Resepsionis, Operator Telepon, GRO dan concierge.
3. Operasi di front office memantau
4. Mengarahkan dan mengawasi pekerjaan penerimaan dan concierge.
5. Memimpin pengarahan selama shift malam.
6. Terjun ke operasional hotel pada ramai
7. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili manajer kantor depan jika berhalangan hadir.
8. Menangani tamu yang membutuhkan bantuan tujuan.
c) Sekretaris
Sekretaris bertanggung jawab kepada manajer kantor depan. Dia ditugaskan untuk membantu manajer kantor depan dalam urusan administrasi. Selain menerima telepon dan menerima pengunjung pemimpin, sekretaris bertanggung jawab atas kerapian dan kebersihan ruang depan manajer kantor.
d) Chief Uniformed Service
Dia ditugaskan untuk mengawasi dan mengelola koordinasi dalm melayani tamu. bertanggung jawab terhadap pelayanan, sebagai doorman, dan greeter. chief uniformed service bertanggung jawab atas kelancaran layanan barang dan barang yang disimpan sementara atau lama di luggage. Tugas lain adalah membuat laporan harian.
chief concierge/ uniformed service tugas utama :
1. Memastikan bahwa semua staf di concierge hotel untuk mendapatkan pelatihan tentang sistem, etiket telepon, penampilan standar dan filosofi hotel.
2. Memberikan pelatihan kepada staf tentang: prosedur penanganan bagasi untuk tamu VIP dan rombongan, serta penanganan keluhan tamu
3. Melaksanakan visi dan misi perusahaan
4. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan transportasi darat dan laut, sebagai penyedia informasi tentang kegiatan rekreasi, sosial dan keagamaan.
5. Pastikan bahwa alat komunikasi seperti tanda papan papan informasi) di lobi adalah selalu benar dan akurat.
e) Reception
Area kerja adalah meja reseption depan. Pekerjaan Reseption (FDA) adalah menangani pendaftaran tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap dan menangani tamu check - out sepanjang pokok pembayarannya.Tugas Receptionist / Front Desk Agent (FDA) :
1. Menyambut tamu tiba di meja depan dengan ramah dan sopan.
2. Pendaftaran tamu
3. Tercatat tamu deposit uang untuk tinggal
4. Menangani tamu check - out
5. Melayani pertukaran mata uang asing ke mata uang lokal
6. Para tamu memasuki sudah check-in dalam laporan harian.
7. Menghitung dan bertanggung jawab untuk transaksi uang untuk staf yang bertugas hari itu.
f) Guest Relations Officer (GRO)
Area kerja meliputi Guest Relations Petugas lobby, front office, executive lounge, ruang tamu.
Guest Relations pekerjaan Petugas adalah memberikan tamu PELAYANAN dan memberikan informasi SERTA layanan diperlukan selama menginap di hotel tersebut. Selain itu ia menjabat mengatur dan mengkoordinasikan sebagai petugas yang berhubungan langsung dengan tamu, menyelesaikan masalah tamu, keluhan dan membantu Anda memerlukan informasi, tiket, tur, dan aktivitas lainnya.
Tugas utama Guest Relations Officer:
1. Memantau tamu VIP yang menginap, datang dan pergi
2. Memberikan informasi tentang tamu hotel dan pengunjung
3. Beramahtamah dengan langganan tamu, para tamu yang tinggal di lantai eksekutif dan VIP pada saat kedatangan
4. Bertemu dan menyapa dengan tamu pertama tiba, dan tamu yang tinggal untuk jangka waktu yang lama (tamu tinggal lama)
5. Membuat kartu ucapan selamat datang (kartu Selamat datang) untuk hidup
6. Menyambut tamu VIP di lobi
7. VIP tamu pendamping dan menjelaskan ruang untuk menjadi ruang tamu diduduki sambil membawa kunci.
g) Telephone operator
Ringkasan pekerjaan operator telepon menerapkan manajemen pelayanaan telepon / faxcimille dengan mengacu pada kebijakan teknis yang ditetapkan oleh manajemen. Atasan langsung adalah operator telepon resepsionis, Pengawas Kantor
Tugas Operator telepon:
1. Menjawab panggilan masuk dari pengalihan internal dan eksternal langsung ke perpanjangan lapangan.
2. Melayani menghubungkan baik dari telepon atau dari departemen
3. Periksa tagihan telepon dan mengirimkannya langsung ke Kasir FO
4. Menangani layanan "Incoming dan Outgoing" faxcimille dan langsung membuat tagihan
5. Menerima dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan departemen lain
6. Pencocokan print out rekening telepon dengan FO kasir di akhir setiap shift
7. Menangani guest room permintaan untuk memblokir saluran telepon (penyamaran)
8. Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen lainnya.
h) Chief information
Section ini bertanggung jawab untuk memberikan informasi kepada tamu serta informasi brosur lengkap dan buku.
i) F.O Cashier
FO Kasir bertanggung jawab kepada FOM. Dia bertanggung jawab untuk kelancaran dan administrasi ront office pada keuangan kasir. Dia bertanggung jawab untuk semua laporan keuangan di front office
j) Chief reservation
Bertanggung jawab kepada FOM. Dia bertanggung jawab atas kelancaran operasional dan administrasi di reservasi. Pemesanan kamar, dilaporkan secara teratur setiap hari, mingguan, bulanan, dan tahunan. Selain itu, sebagai pelaksana (petugas reservasi), ia bekerja sama dengan bagian lain.
k) Night Manager
Menangani semua masalah operasional di front office pada malam hari...
No comments:
Post a Comment