Menangani Reservation Amendment, Cancellation dan No-Show

Handling Reservation Amendment, Cancellation And No-Show

1.      Amendment of reservation

Merupakan perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan alas an tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar antara lain :

1. ü  Perubahan tanggal tiba atau tanggal berangkat
2. ü  Perubahan jenis kamar atau jumlah tamu yang menginap
3. 
   
4. Prosedur menangani perubahan :

1. 1.      Mengisi perubahan pada reservation form
2. 2.      Membuat perubahan pada reservation slip
3. 3.      Mengadakan perubahan pada reservation chart
4. 4.      Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru, dimana perubahan form yang terakhir selalu diletakkan paling atas

2.      Cancellation of reservation

Adalah pembatalan atas pemesanan kamar yang telah dilakukan karena alas an tertentu. Beberapa hotel menetapkan bahwa bila terjadi pembatalan maka advance deposit akan dipotong sebesar 50%, ada beberapa hotel yang mengembalikan penuh uang muka dari calon tamu. Jika pembatalan diberitahukan setelah pukul 18.00 maka seluruh advanced deposit yang telah dibayar akan menjadi milik hotel sepenuhnya. 

Prosedur menangani pembatalan :

1. 1.      Mengisi formulir pendaftaran dengan lengkap
2. 2.      Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan
3. 3.      Coret buku harian atau slip pemesanan kamar
4. 4.      Hapus pada table pemesanan kamar
5. 5.      Simpan kembali pada arsip di modifying booking

3.      No- Show (DNA : do not arrival )

Adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar tamu namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya:

1. 1.      Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan akan datang/pada berikutnya
2. 2.      Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari table pemesanan kamar
3. 3.      Bila ada sudah ada pembayaran/deposit,maka deposit tersebut akan diambil menutupi penjualan
4. 4.      Bila mereka datang esok harinya bila ada kamar bisa  bisa diberikan tapi kalau kamar usahakan mendapatkan kamar lain
5. 5.      Bila bisa ditampung/diberikan kamar maka slipnya akan ditambah atau perbaikan buku harian dan dikembalikan kedalam table sesuai dengan lamanya tinggal serta dalam korespondensi dirubah pula sesuai dengan tanggal kedatangan
6. 6.      Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber bersangkutan segera diberitahukan bahwa klienny No Show
7. 7.      Rack slip disimpan pada tempat yang disediakan khusus untuk itu.